概要


交通費精算のや申請機能など、基本的な機能・ご利用方法についてご説明いたします。



コンテンツ

1. 交通費の登録方法

1-1. 交通系ICカードをタッチする方法

1-2. ブラウザ管理画面での登録

1-3. 外部データデータ取り込み(モバイルSuica・モバイルPASMOに対応)

2. 交通費の編集

2-1. 一般社員(編集不可)以外の場合

2-2. 一般社員(編集不可)の場合

3. 交通費の削除

3-1. 削除

3-2. データの表示切り替え

3-3. 削除データの復活

4. 物販データの読み込み設定

5. スケジュール連携の設定

6. 申請

7. データのダウンロード


1. 交通費の登録方法


kinconeの交通費管理方法は3種類ございます。


・交通系ICカードでの登録

・ブラウザ管理画面での登録

・外部データを取り込み(モバイルSuica・モバイルPASMOに対応)



3つの交通費精算方法についてご説明いたします。


1-1. 交通系ICカードをタッチする方法


交通系ICカードをタッチし、交通費のデーターを読み取ることが可能です。

※ 打刻と交通費精算を同時に行うことも可能です。設定方法はこちら



- ご利用のイメージ -


事業所ごとに端末を設置します。

交通費精算を行うユーザーが端末の設置場所で交通系ICカードをタッチする方法です。

主に事業所やオフィスに出勤される場合に適した方法となります。




⚫︎必要機器


※ 端末やICカードリーダーは事業所や店舗ごと、交通系ICカードはユーザーごとに必要です。

※ 動作確認済み端末についてはこちらをご覧ください。

※ 利用可能な交通系ICカードはこちらをご覧ください。


ご利用される端末必要機器備考
iPhone7以降かつiOS13以上の場合

・端末

・交通系ICカード


iPhone6以前・またはiOS12以前の場合

・端末

カードリーダー(Sony製「RC-S390 P」または「RC-S390」

・交通系ICカード

Sony製「RC-S390 P」または「RC-S390」はソニー社での製造が終了しております。


一部インターネット通販で購入できる場合もございますが、ソニー社でサポートの対象になっているか必ずご確認ください。

Android端末

・NFC(おサイフケータイ)機能が搭載された端末

・交通系ICカード



⚫︎設定方法


ご利用には管理者権限での設定が必要となります。

詳細はこちらをご覧ください。


1-2. ブラウザ管理画面での登録


kinconeの管理画面にログインし、「新規登録」のボタンから行います。



- ご利用のイメージ -


交通費精算を行うユーザーがPCやスマートフォンなどでkincone管理画面にログインし「新規登録」をクリックします。

交通系ICカード以外の現金などで支払った交通費や、交通費以外の経費を手入力で登録する際に利用します。


交通系ICカードをタッチし交通費精算を行う場合、ご利用いただける機器に指定がございますが、

ブラウザ管理画面での登録は、インターネット接続可能なPC・スマートフォン・タプレット端末でご利用いただけます。



⚫︎必要機器


パソコン・スマートフォンやタブレット端末でご利用いただけます。


⚫︎ご利用方法


ユーザーがkinconeにログインし「交通費」をクリックします。



「新規登録」クリックします。



各項目を入力し、「確認」>「送信」ボタンをクリックします。



1-3. 外部データ取り込み


モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携し、交通費データを取り込みが行えます。

詳細はこちらをご覧ください。



2. 交通費の編集


編集は従業員のアカウントの権限によって操作方法が異なります。

 ※ アカウントの権限による違いはこちらをご覧ください。


・一般社員(編集不可)以外の場合

・一般社員(編集不可)の場合



2-1.一般社員(編集不可)以外の場合


ユーザー自身がデータの編集・削除を行います。

 ※ 管理者や経理・マネージャー等がユーザーのデータ編集を行うことはできません。


一覧画面の「編集」ボタンをクリックし、編集を行うことが可能です。



2-2. 一般社員(編集不可)の場合


・ユーザーは自身の交通費の編集は行えません。

・管理者や部署権限を持つ経理・マネージャー等が編集を行います。


 詳細はこちらをご覧ください。


3. 交通費の削除


交通費画面では削除データの表示・非表示の切り替えや、削除データの復活が行えます。


3-1. 削除


削除する交通費に✔️を入れた状態で、「チェックしたデータ削除」をクリックします。



3-2. データの表示切り替え


・削除したデータを表示したい場合は、「削除データ表示」をクリックします。

「削除データ表示」をクリックした後、「削除データ非表示」をクリックすると削除したデータ以外の交通費が表示されます。




3-3. 削除データの復活


削除した交通費に✔️を入れた状態で「チェックしたデータを元に戻す」をクリックすると、

削除データを復活させることができます。




4. 物販データの読み込み設定


交通系ICカードに記録された物販データ(お買い物のデータ)は読み込みの可否を設定することが可能です。

設定方法は以下の2種類ございます。



管理者や経理・マネージャー等がユーザーの設定を行う場合


「従業員編集」画面から設定が行えます。

 ※ 経理・マネージャー等は、部署権限も持つ場合のみ


ユーザーが自身の設定を行う場合


「個人設定」画面から設定が行えます。


5. スケジュール連携の設定


Googleカレンダー・Microsoft 365 Outlookカレンダー・サイボウズ Garoonと連携を行うことで、

予めスケジューラーに登録した訪問先や予定の情報を、kinconeの交通費画面「訪問先/備考」欄に呼び出すことが可能になります。


設定方法は以下をご覧ください。


Googleカレンダーとのスケジュール連携

Microsoft 365 Outlookとのスケジュール連携

サイボウズ®ガルーンとのスケジュール連携

乗車履歴とスケジュールの自動マッチ機能設定



6. 申請


利用設定が行われている場合は、「交通費を申請」ボタンから申請が行えます。



※ 申請の差し戻しがある場合は「差し戻しがあります」と表示されます。

   クリックすると、差し戻された申請データの確認が行えます。


※ 必要のない交通費明細を削除してから申請して下さい。削除した交通費明細は申請内容には含まれません。


7.データのダウンロード


CSV、Excel、PDF形式にて、ユーザー自身のデータのダウンロードが行えます。