概要


申請・承認機能についてご説明いたします。



コンテンツ


1. 事前設定・会社情報での利用設定 


2. 申請者が行う操作・設定

2-1.申請方法

2-2.申請データの確認

2-3.差し戻し申請

2-4.通知メール


3. 承認者が行う操作・設定

3-1.申請データの確認・承認・差し戻し

3-2.承認取り消し

3-3.申請データを編集をしたい場合

3-4.通知メール



1. 事前設定・会社情報での利用設定


はじめに申請機能を利用するための事前設定を行います。


勤怠・交通費の申請機能を利用する場合は、会社情報の「申請機能」を ON に設定します。

※ 申請機能をONにすると「休暇などの取得」「休日出勤・振休・代休」の申請機能もONになります。


・操作手順:会社情報 > 基本情報




2. 申請者が行う操作・設定


2-1. 申請方法


kinconeは以下の2種類の申請・承認方法がございます。


通常申請

  • 従業員が申請、管理者等が承認を行うシンプルな機能です。
  • 勤怠・交通費・休日出勤・振休・代休の申請で利用可能です。
  • 休暇の取得の場合は利用できません。


ワークフローでの申請

 承認者を5名まで設定し申請・承認を行う方法です。

  • ワークフロー機能は利用設定が必要です。詳細はこちらをご覧ください。
  • 休暇の申請・承認を行う場合は、ワークフローの利用が必須となります。



■申請方法

  • 勤怠や休日出勤・振休・代休の申請は、勤怠画面「申請メニュー」から行えます。
  • 交通費の場合は交通費画面の「交通費を申請」をクリックします。

   ※ 翌月の申請を行う場合はカレンダーを移動した上で行ってください。



2-2. 申請データの確認


自分が申請したデータの確認は、以下の方法で行えます。


・操作手順:申請管理過去の自分の申請


※ 画像は勤怠の場合です。




説明
1日付や、ステータスで申請データの絞り込みが行えます。
2申請データの一覧が表示されます。
3「選択」ボタンをクリックし以下の操作が可能です。
・申請データのステータスが「申請済み」の場合は「差し戻し申請」の項目が表示され、差戻し申請が行えます。
・「CSV」「Excel」「PDF」形式でデータ出力が行えます。
4交通費/勤怠の申請画面に遷移します。
※ 休暇や休日出勤・振休・代休の場合は表示されません。



2-3. 差し戻し申請


自分の申請したデータが「申請済み」のステータスの場合は、「差し戻し申請」が行えます。

・操作手順:申請管理>自分が申請したデータの確認>「選択」ボタンをクリック>「差し戻し申請」をクリック




2-4. 通知メール

申請承認および申請差戻し時の通知設定

  • 申請の承認・差戻しが行われた場合、申請者にメールで即時通知します。
  • 通知先は「就業形態管理」画面で設定可能です。
  • ご自身の申請を自分で承認した場合、メールは通知されません。


3. 承認者が行う操作・設定


3-1. 申請データの確認・承認・差し戻し



通常申請

管理者は全従業員・経理マネージャー等は「部署・店舗権限 」を持つ従業員の申請データの確認や承認・差し戻しの操作が行えます。


ワークフローでの申請

進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」が閲覧が可能です。

ワークフローの「現在の作業者」は申請されたデータの承認と差戻しの操作が行えます。

詳細はこちらをご覧ください。


・操作手順:申請管理>自分が処理するべき申請の「申請中」をクリック




※ 画像は勤怠の場合です。

3.の「選択」をクリックし、承認・差し戻しが行えます。




説明
1部署名、従業員名、期間、ステータスで絞り込みが行えます。
2申請されたデータの一覧が表示されます。
3「選択」ボタンをクリックし以下の操作が可能です。
・承認・差戻しが行えます。
・申請者が一般社員(編集不可)の場合は「編集する」が表示されデータ編集が行えます。
・承認や差戻しの操作・「CSV」「Excel」「PDF」形式でデータ出力が行えます。
・チェックボックスにチェックを入れると、承認や差し戻しの一括操作が行えます。
4勤怠・交通費申請の場合のみ表示されます。交通費/勤怠の申請画面に遷移します。
5各種フォーマット形式で一括ダウンロードが行えます。
詳細は、こちらをご参照ください。



「詳細画面」から承認・差し戻しを行うことも可能です。

・操作手順:「詳細」をクリック>




次に表示される画面で「承認する」「差戻す」をクリックします。

その他に申請がある場合は画面右側のボタンをクリックすると次の申請に移動し、承認・差戻しを行うことが可能です。



3-2. 承認取り消し


通常申請

管理者は全従業員・経理マネージャー等は、「部署・店舗権限 」を持つ従業員の承認データの承認取り消しが可能です。


ワークフローでの申請

ワークフローの「現在の作業者」は承認データの承認取り消しが可能です。

詳細はこちらをご覧ください。



・操作手順:申請管理>自分が処理するべき申請の「承認済み」をクリック




「選択「承認取り消し」の順番にクリックすると、データが「申請済み」のステータスに戻ります。




「詳細画面」から承認・差し戻しを行うことも可能です。

・操作手順:「詳細」をクリック>




次に表示される画面で「承認する」「差戻す」をクリックします。

その他に申請がある場合は画面右側のボタンをクリックすると、次の申請に移動し承認・差戻しを行うことが可能です。




3-3. 申請データの編集


従業員の権限が「一般社員(編集不可)」の場合にのみ、管理者や部署権限を持つ経理・マネージャー等が

勤怠・交通費のデータの編集を行えます。


「一般社員(編集不可)」以外の権限の場合は、管理者等が従業員のデータの編集を行えません。

 管理者・経理マネージャー等・一般社員は、自分自身のデータを自分で編集する仕様となっております。

 アカウントの権限による違いは、こちらをご覧ください。

※ ワークフロー機能を利用している場合、承認者かつ、管理者権限である場合にのみ編集が行えます。

 管理者権限であっても「ワークフローの承認者でない場合」は編集は行えません。

 ワークフローの承認者であっても、管理者権限(管理者・経理・マネージャー等)ではない場合は編集は行えません。

※ 申請機能を利用していない場合のデータ編集方法はこちらをご覧ください。



■従業員の権限が「一般社員(編集不可)」の場合


・管理者は全ての「一般社員(編集不可)」の従業員

・経理・マネージャー等の権限の場合は「部署・店舗権限 」を持つ「一般社員(編集不可)」従業員の申請データの編集が可能です。


「申請管理」の画面で申請済みのデータを表示し、申請データの左側の「詳細」をクリックします。



従業員のデータが表示されます。編集・削除ボタンから編集や削除を行います。

※ 「一般社員(編集不可)」の場合のみ表示されます。




次に、編集や削除を行った後に状況に応じて申請データの「差し戻し」や「承認」を行います。


「差し戻しを行う場合」

勤怠や交通費の締め日前にデータの編集を行うためだけに申請を行った場合は、

「差し戻し」の操作を行ってください。


「承認を行う場合」

勤怠や交通費の締め日後に申請を行い、従業員様が同月の勤怠や交通費の登録を行う必要がない場合は、

「承認を行います。



■従業員の権限が一般社員(編集不可)以外の場合


管理者・経理マネージャー等での編集は行えません。

申請データの「差し戻し」を行い、従業員様ご自身が編集を行うことが可能です。

 

従業員の権限を変更される場合は以下をご参照ください。

 「ヘルプ:従業員情報の登録・編集



3-4. 通知メール

■未承認申請件数通知メール

  • 承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。
  • 通知先は「会社情報編集」画面で指定することが可能です。




承認者への通知メール 
  • ワークフロー申請後、承認者にメールで即時通知します。
  • 通知メールは、勤怠や交通費を除き「休暇などの取得申請」および「休日出勤・振休・代休」ワークフロー申請の場合にのみ送信されます。