ワークフロー機能の仕様や、ご利用時の注意事項についてご説明いたします。



コンテンツ

  1. 申請データの閲覧

  2. 申請データのステータス・進行状況の確認

  3. 承認・差し戻し等

  4. ワークフローの編集・利用停止・削除

  5. 承認者のアカウント停止

  6. 会社情報の設定変更

  7. 未承認申請件数通知メール

  8. Web Hook

  9.  API



1. 申請データの閲覧

進行中の申請データは、「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」のみ閲覧が可能です。

※ ワークフローの「現在の作業者」だけではなく、全ステップのユーザーが対象です。

最終承認済みの申請の場合は、上記に加え「管理者」および・「経理・マネージャー等」も閲覧可能になります。



2. 申請データのステータス・進行状況の確認

申請データは「申請管理」画面にアクセスし、「ステータス」の項目にて進行状況の確認が行えます。


・未承認の申請データは、ステータス欄に「現在の作業者」が表示されます。

・上記をクリックすると、申請の進行状況が表示されます。

最終承認済み・および差戻し済みのデータは、「現在の作業者」の代わりに "フローを確認する" と表示されます。



3. 承認・差し戻し等

ワークフローの「現在の作業者」は 、申請されたデータの承認差戻しの操作が行えます。

各操作を行った場合の仕様や挙動についてご説明いたします。


承認を行った場合

「休暇などの取得申請」の場合のみ、次の作業者に対して通知メールが送られます。


差戻しを行った場合

・フローの進行状態にかかわらず、申請者まで差し戻されます。

・差戻しの通知メールは、通過したステップの承認者に対しても送信されます。

 例:「2人目の承認者」が 差戻しを行った場合、「申請者」と「1人目の承認者」に通知メールが送信されます。


承認取り消し

承認取り消しを行うと、ワークフローのステップが一つ前に戻ります。


・ワークフローの「直前の作業者」は、自身が行った承認を取り消すことが可能です。

 例:

 現在の作業者が「3人目の承認者」の場合、「2人目の承認者」は承認取り消しが行えます。

 ※「1人目の承認者」は行なえません。


最終承認済みの申請は上記に加え、「管理者」および「経理・マネージャー等」承認取り消しが行えます。

・最終承認者のアカウントが停止(利用停止もしくは削除)している、最終承認済みワークフロー申請に対し

   承認取り消しを行った場合、申請者まで直接差し戻されます。

・最終承認済みの「休暇などの取得申請」は、承認取り消しが行えません。

 ※ 上記の場合は、勤怠を申請する前であれば、従業員自身が休暇の削除を行えます。

・従業員が、最終承認済みの休暇などを削除した場合は、消費していた分の有給日数が返還されます。



4. ワークフローの編集・利用停止・削除

ワークフローの編集時(承認者の追加・変更・削除・入れ替え)該当のワークフローを利用した未承認の申請がある場合は、編集内容に応じ、承認者の差し替えワークフロー申請の差戻し等が自動的に行われます。


※ ワークフローの内容が、変更前のワークフローの設定と同一のワークフロー申請である場合のみ、下記の変更内容が自動的に反映されます。

※ ワークフローの利用停止・削除に関しては、更新処理は発生しません。

(利用停止と削除の違いとは、「ワークフロー管理」画面の一覧に表示されるか否かです。)


ワークフローの設定変更を複数回行った場合、申請に変更内容が反映されない場合があります。

上記は、下記の操作によって、承認者のリストが申請データ毎に個別に書き換えられるためです。


ワークフローから削除された承認者がいる場合

「現在の作業者」に割り当てられてい申請は、全て申請者に差し戻されます。


ワークフローに追加された承認者がいる場合

・追加された承認者より、先のステップに進行している申請データは変更されません。

・上記以外の申請データは、承認者が追加されます。


既存の承認者の順番(承認順)が入れ替えられた場合

・既に申請の承認を行った承認者が、「現在の作業者」より後ろに移動した場合は、承認を取り消します。

・未承認の承認者が「現在の作業者」より前に移動した場合は、フローから除外されます。



5. 承認者のアカウント停止

承認者に割り当てられたユーザーは、アカウントを停止(利用停止もしくは削除)することが出来ません。

・上記の場合は、ワークフローの設定を変更し承認者から除外する、または、ワークフロー自体を削除することで、アカウントの停止が行えます。



最新のワークフローの承認者に割り当てられていない場合も、承認者として申請されている未承認のワークフロー申請が残っている場合があります。

上記の場合は、該当ユーザーのアカウントを停止することは可能ですが、未承認のワークフロー申請は下記の通りに更新されます。


該当ユーザーが「現在の作業者」になっているワークフロー申請

申請者に差し戻されます。    


該当ユーザーが次ステップ以降の承認者として設定されているワークフロー申請

該当ユーザーが承認者から除外されます。


上記以外の未承認のワークフロー申請

更新処理は発生しません。



6. 会社情報の設定変更

未承認のワークフロー申請がある場合、下記項目の変更は行えません。

・「申請機能」をOFFに切り替え

・「勤怠/交通費精算の締め日」の変更



7. 未承認申請件数通知メール

・承認権限を持つユーザーに対し、未承認件数を記載したメールを毎朝8:00頃に通知します。

・通知先は「会社情報編集」画面にて、指定することが可能です。



以下は、通知メールのサンプルとなります。


<件名>
【kincone】未承認の申請が4件あります

<本文>
担当者様

未承認の申請は以下のとおりです。
申請管理画面より内容の確認をお願いいたします。

勤怠
新規申請 0件
未承認 1件
https://kincone.com/manage/editattendance

交通費
新規申請 0件
未承認 2件
https://kincone.com/manage/editfare

休暇などの取得
新規申請 0件
未承認 1件
https://kincone.com/manage/edittag


8. Web Hook

ワークフロー申請において WebHookの動作タイミングは以下の通りです。

・申請の WebHook:申請時

・承認の WebHook:「最終承認者」の承認時


9. API

各API は、以下のように動作します。


 申請一覧取得 API

 ワークフロー利用の有無に関わらず全ての申請データを返却します。


 申請承認 API

 現在のステップに関わらず「最終承認済み」となります。(強制的に最後のステップまで進みます。)


 申請差戻し API

 申請者まで差し戻されます。


 申請承認取消 API

 API で指定できるのは「最終承認済み」のデータのみとし、API 実行後は最終承認者が作業者となります。


 休日等の種別設定 API

 API で指定できるのは「ワークフロー利用が OFF」の休日等の種別のみです。

 ワークフロー利用が ON の休日等の種別を指定した場合はエラーを返します。


 休日等の種別削除 API

 ワークフロー利用の有無に関わらず API で指定可能です。

 申請中(未承認)の休日等の種別を指定しても削除されません。