ワークフロー申請されたデータについて

  • 申請されたデータを閲覧できるのは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」のみです。
    • ワークフローの「現在の作業者」だけではなく全ステップのユーザーが閲覧可能です。
  • ワークフロー申請が最後の承認者に承認されたあと(最終承認済みの申請)は、上記に加え「管理者」および店舗・部署権限を持つ「経理・マネージャー等」も閲覧可能になります。


  • ワークフロー申請されたデータはステータス欄に「現在の作業者」が表示され、クリックするとフローの確認が出来ます。
  • 最終承認済み、および差戻し済みのデータは「現在の作業者」の代わりに "フローを確認する" と表示されます。


  • ワークフローの「現在の作業者」は 承認差戻しを行うことが出来ます。
    • 承認を行った場合、ワークフローの次のステップに割り当てられたユーザーが「作業者」となります。
      • この時点ではまだワークフロー申請自体のステータスは「申請中(未承認)」のままです。
      • 「休暇などの取得申請」の場合は次の作業者に対して通知メールが送られます。
    • 最終ステップの承認者が 承認を行った場合はワークフロー申請が承認され、ステータスが「承認済み」となります。
      • 「休暇などの取得申請」の場合はこの時点で勤怠に反映されます。
    • 差戻しを行った場合、ワークフロー申請は申請者に差し戻されます。
      • ワークフローのステップが何段階か進んでいたとしても、申請者まで直接差し戻されます。
    • 差戻し通知メールは通過済みステップの承認者に対しても送られます。
      • 例:「2人目の承認者」が 差戻し を行った場合は「申請者」と「1人目の承認者」に通知メールが送られます。
  • 「直前の作業者」は自身が行った 承認 を取り消すことができます。( 承認取り消し
    • 例:現在の作業者が「3人目の承認者」の場合、「2人目の承認者」は 承認取り消し を行えます。「1人目の承認者」は行なえません。
    • 承認取り消し を行うとワークフローのステップが一つ前に戻ります。
  • 最終承認済みの申請は上記に加え、「管理者」および店舗・部署権限を持つ「経理・マネージャー等」も 承認取り消しを行えます。
    • 最終承認者の kincone アカウントが停止(利用停止もしくは削除)している最終承認済みワークフロー申請に対して 承認取り消し を行った場合は、申請者まで直接差し戻されます。
    • 最終承認済みの「休暇などの取得申請」は 承認取り消しが出来ません。
      • その代わりに、勤怠を申請する前であれば従業員自身が休暇などの削除を行うことが出来ます。
      • 従業員が最終承認済みの休暇などを削除した場合は、消費していた分の有給日数が返還されます。


ワークフローの編集・利用停止・削除について

  • ワークフローの編集(承認者の追加・変更・削除・入れ替え)は可能ですが、該当のワークフローを利用した未承認の申請がある場合は編集内容に応じて承認者の差し替えやワークフロー申請の差戻し等が自動的に行われます。
    • 以下の変更が自動的に反映されるのは フローの内容が変更前のワークフローの設定と同一のワークフロー申請だけ が対象となります。

      • 複数回繰り返してワークフローの設定変更を行うと、ワークフロー申請に変更内容が反映されない場合があります。それは下記操作によって承認者のリストが申請データ毎に個別に書き換えられるためです。
    • ワークフローから削除された承認者がいる場合

      • その人が「現在の作業者」に割り当てられているワークフロー申請は全て申請者に差し戻されます。
    • ワークフローに追加された承認者がいる場合

      • 追加された承認者より先のステップに進んでいる申請データは変更されません。
      • 上記以外の申請データには承認者が追加されます。
    • 既存の承認者の順番(承認順)が入れ替えられた場合

      • 既に承認済みの承認者が「現在の作業者」より後ろに移動した場合は、その承認者の承認を取り消します。
      • 未承認の承認者が「現在の作業者」より前に移動した場合は、その承認者はフローから除外されます。
  • ワークフローを利用停止・削除に関しては上記のような更新処理は発生しません。
    • 利用停止と削除の違いは「ワークフロー管理」画面の一覧に表示されるか否かです。


ワークフローに割り当てられたユーザーについて

  • ワークフローの承認者に割り当てられているユーザーは kincone アカウントを停止(利用停止もしくは削除)することは出来ません。先にワークフローの設定を変更して承認者から取り除くか、ワークフロー自体を削除する必要があります。


  • 最新のワークフローの承認者に割り当てられていなくても、自身が承認者として申請されている未承認のワークフロー申請が残っている場合があります。その場合も該当ユーザーの kincone アカウントを停止することは可能ですが、未承認のワークフロー申請は以下のように更新されます。
    • 該当ユーザーが「現在の作業者」になっているワークフロー申請:申請者に差し戻されます。    
    • 該当ユーザーが次ステップ以降の承認者として設定されているワークフロー申請:該当ユーザーが承認者から除外されます。
    • 上記以外の未承認のワークフロー申請:更新処理は発生しません。


会社情報の設定変更について

  • 未承認のワークフロー申請がある場合は以下の項目は変更出来ません。
    • 「申請機能」を OFF に出来ません。
    • 「勤怠/交通費精算の締め日」を変更出来ません。


WebHook について

  • ワークフロー申請において WebHook が動くタイミングは以下の通りです。
    • 申請の WebHook:申請者が申請したとき
    • 承認の WebHook:「最終承認者」が承認したとき


API について

  • 各 API は以下のように動作します。
    • 申請一覧取得 API:ワークフロー利用の有無に関わらず全ての申請データを返却します。
    • 申請承認 API:現在のステップに関わらず「最終承認済み」となります。(強制的に最後のステップまで進みます。)
    • 申請差戻し API:申請者まで差し戻されます。
    • 申請承認取消 API:API で指定できるのは「最終承認済み」のデータのみとし、API 実行後は最終承認者が作業者となります。
    • 休日等の種別設定 API:API で指定できるのは「ワークフロー利用が OFF」の休日等の種別のみです。ワークフロー利用が ON の休日等の種別を指定した場合はエラーを返します。
    • 休日等の種別削除 API:ワークフロー利用の有無に関わらず API で指定可能です。
      • 申請中(未承認)の休日等の種別を指定しても削除されません。


未承認申請件数通知メールについて

  • 既存の「未承認申請件数通知メール」も休暇などの取得申請およびワークフロー申請に対応します。
    • 未承認の申請がある場合、申請の承認権限を持つユーザーに対して未承認件数を毎朝8:00頃にお送りしています。
    • 通知先は会社情報編集画面で指定することが出来ます。

  • ワークフローを利用しない申請の場合は、従来通り「管理者」および申請者の所属部署・店舗に対する権限を持つ「経理・マネージャー等」へ通知を行います。

  • ワークフロー申請の場合は「現在の作業者」へ通知を行います。

  • 通知メールの内容は以下の通りです。

    • 新規申請 = 過去24時間以内に新たに申請された件数
    • 未承認 = 総件数(新規申請分も含む)
<件名>
【kincone】未承認の申請が4件あります

<本文>
担当者様

未承認の申請は以下のとおりです。
申請管理画面より内容の確認をお願いいたします。

勤怠
新規申請 0件
未承認 1件
https://kincone.com/manage/editattendance

交通費
新規申請 0件
未承認 2件
https://kincone.com/manage/editfare

休暇などの取得
新規申請 0件
未承認 1件
https://kincone.com/manage/edittag