ワークフロー機能の仕様や、ご利用時の注意事項についてご説明いたします。



コンテンツ

  1. 申請データの閲覧

  2. 申請データのステータス・進行状況の確認

  3. 承認・差し戻し等

  4. ワークフローの編集・利用停止・削除

  5. 承認者のアカウント停止

  6. 会社情報の設定変更

  7. 通知メール



1. 申請データの閲覧

進行中の申請データは「ワークフローの承認者に割り当てられているユーザー」のみ閲覧が可能です。

※ ワークフローの「現在の作業者」だけではなく、全ステップのユーザーが対象です。

※ 最終承認済みの申請の場合は、上記に加え「管理者」および・「経理・マネージャー等」も閲覧可能になります。



2. 申請データのステータス・進行状況の確認

申請データは「申請管理」画面にアクセスし、「ステータス」の項目にて進行状況の確認が行えます。

  • 未承認の申請データは、ステータス欄に「現在の作業者」が表示されます。
  • 上記をクリックすると、申請の進行状況が表示されます。
  • 最終承認済み・および差戻し済みのデータは、「現在の作業者」の代わりに "フローを確認する" と表示されます。



3. 承認・差し戻し等

ワークフローの「現在の作業者」は申請されたデータの承認差戻しの操作が行えます。

各操作を行った場合の仕様や挙動についてご説明いたします。


■承認を行った場合

「休暇などの取得申請」および「休日出勤・振休・代休」の場合のみ、次の作業者に対して通知メールが送られます。


差戻しを行った場合

  • フローの進行状態にかかわらず、申請者まで差し戻されます。
  • 差戻しの通知メールは、通過したステップの承認者に対しても送信されます。


承認取り消しを行った場合

承認取り消しを行うと、ワークフローのステップが一つ前に戻ります。

  • ワークフローの「直前の作業者」は、自身が行った承認を取り消すことが可能です。
  • 最終承認済みの申請は上記に加え、「管理者」および「経理・マネージャー等」も 承認取り消しが行えます。
  • 最終承認者のアカウントが停止(利用停止もしくは削除)している、最終承認済みワークフロー申請に対し
  • 承認取り消しを行った場合、申請者まで直接差し戻されます。
  • 最終承認済みの「休暇などの取得申請」は、承認取り消しが行えません。
  • 上記の場合は、勤怠を申請する前であれば、従業員自身が休暇の削除を行えます。
  • 従業員が、最終承認済みの休暇などを削除した場合は、消費していた分の有給日数が返還されます。



4. ワークフローの編集・利用停止・削除

ワークフローの編集時(承認者の追加・変更・削除・入れ替え)該当のワークフローを利用した未承認の申請がある場合は、編集内容に応じ承認者の差し替えワークフロー申請の差戻し等が自動的に行われます。


ワークフローの内容が、変更前のワークフローの設定と同一のワークフロー申請である場合のみ、下記の変更内容が自動的に反映されます。

  • ワークフローの利用停止・削除に関しては、更新処理は発生しません。
  • 利用停止と削除の違いとは、「ワークフロー管理」画面の一覧に表示されるか否かです。
  • ワークフローの設定変更を複数回行った場合、申請に変更内容が反映されない場合があります。


上記は、下記の操作によって、承認者のリストが申請データ毎に個別に書き換えられるためです。


■ワークフローから削除された承認者がいる場合

「現在の作業者」に割り当てられてい申請は全て申請者に差し戻されます。


ワークフローに追加された承認者がいる場合

  • 追加された承認者より先のステップに進行している申請データは変更されません。
    • 上記以外の申請データは承認者が追加されます。


既存の承認者の順番(承認順)が入れ替えられた場合

  • 既に申請の承認を行った承認者が「現在の作業者」より後ろに移動した場合は承認を取り消します。
    • 未承認の承認者が「現在の作業者」より前に移動した場合はフローから除外されます。



5. 承認者のアカウント停止

承認者に割り当てられたユーザーは、アカウントを停止(利用停止もしくは削除)することが出来ません。

上記の場合は、ワークフローの設定を変更し承認者から除外する、または、ワークフロー自体を削除することで、アカウントの停止が行えます。



最新のワークフローの承認者に割り当てられていない場合も、承認者として申請されている未承認のワークフロー申請が残っている場合があります。

上記の場合は該当ユーザーのアカウントを停止することは可能ですが、未承認のワークフロー申請は下記の通りに更新されます。


■該当ユーザーが「現在の作業者」になっているワークフロー申請

 申請者に差し戻されます。    


該当ユーザーが次ステップ以降の承認者として設定されているワークフロー申請

 該当ユーザーが承認者から除外されます。


上記以外の未承認のワークフロー申請

 更新処理は発生しません。



6. 会社情報の設定変更

未承認のワークフロー申請がある場合、下記項目の変更は行えません。

  • 「申請機能」をOFFに切り替え
  • 「勤怠/交通費精算の締め日」の変更

7. 通知メール

申請時における通知メールに関しましてはこちらをご覧ください。