【概要】

本機能をご利用いただくことで、経理業務において必要となる通勤費と交通費の仕訳がkincone上で行えます。


従業員が交通費を登録する際に、あらかじめ設定された「用途」を選択させることが可能です。

「用途」は「勘定科目」と紐づける設定となり、申請された交通費の承認時やCSVファイル出力時に勘定科目を表示させることができるようになります。


併せて「通勤交通費自動判別」機能のご利用が可能です。



1. 勘定科目の設定 ※経理・マネージャー等以上の権限で行う必要があります

設定(歯車マーク)>会社情報>勘定科目の設定 で設定画面を開きます。


①「用途」の登録

最初に、従業員が交通費データ取り込み時に選択する「用途」を登録します。

初期値として画像の3つが登録されていますので、任意の名称に変更してください。

「新しい勘定科目を登録」ボタンより新たな科目を追加することが可能です。




②「用途」と「勘定科目」等の紐づけ

用途に紐づける「勘定科目名」「勘定科目コード」「補助科目名」「補助科目コード」を登録します。


これにより、申請された交通費の承認時や出力するCSVファイルなどに勘定科目を表示させることが可能です。

また、電車やバスなどの交通費のほか、公共交通機関以外での移動にかかった料金や備品購入などの申請をすることができるようになります。




③自動割り当ての設定

交通費データの取り込み時に一定の条件(☆)を満たしていると、自動的に「用途」を出勤交通費(通勤費)とさせることが可能です。


利用するには「自動割当」の”出勤交通費”にチェックを入れます。


☆「通勤交通費自動判別」機能

あらかじめ設定した従業員の自宅と出社場所の最寄り駅間を繋ぐ電車利用の交通費が登録された際に、

「自動割当」を”出勤交通費”と設定した「用途」を自動的に表示させます。


本機能は交通系ICカード読み取り時、またはモバイルSuicaおよびモバイルPASMOからのデータ取り込み時のみ利用可能です。(手入力には適用されません)


利用方法は2.「通勤交通費自動判別」機能の利用に必要な設定を参照してください。

 

自動で表示された用途は手動で修正することも可能です。


例)自宅最寄り駅   :赤羽

  部署・店舗最寄り駅:池袋





④利用をONに設定する

設定(歯車マーク)>会社情報>基本情報で設定画面を開きます。

『交通費に「用途」欄を追加する』をONにします。


以上の設定が完了すると交通費登録画面に「用途」入力欄が表示されます。




⑤CSVファイルに勘定科目が出力されようにする

設定(歯車マーク)>一括ダウンロード>勤務表・交通費でファイルダウンロード画面を開きます。


”CSV項目を変更する”ボタンを押し「交通費(詳細)」および「交通費(集計)」を選択します。



以下の画面が表示されるので、右側の出力しない項目にある「勘定科目」や「用途」などの項目を、

左側のCSVファイルに出力する項目と並び順 に移動させます。


左側に移動した項目がCSVファイルに表示されるようになります。




2.「通勤交通費自動判別」機能の利用に必要な設定


①部署・店舗の最寄り駅を登録

設定(歯車マーク)>会社情報>部署・店舗で設定画面を開きます。


部署・店舗の最寄り駅を登録します。


原則として部署・店舗の最寄り駅が出社場所とみなされます。

 



②会社の最寄り駅を登録

設定(歯車マーク)>会社情報>基本情報で設定画面を開きます。


会社の最寄り駅を登録します。(複数選択可)


部署・店舗の最寄り駅が設定されていない場合は、会社の最寄り駅が出社場所とみなされます。




③自宅の最寄り駅を登録

設定(歯車マーク)>個人設定>で設定定画面を開き、自宅の最寄り駅を登録します。

同時に『出勤交通費自動判別する』をONにします。




④従業員に所属部署を登録

設定(歯車マーク)>従業員>従業員一覧>対象の従業員を選択して設定画面を開きます。


①で設定した所属部署から選択し登録します。